Questo inglesismo ci serve per identificare il divario tra la situazione attuale, lo stato di fatto in cui si trova l’azienda o alcuni suoi processi, e l’obiettivo prefissato.
Ogni azienda è una storia a se stante, per cui definiamo, a tutti gli effetti la Gap Analysis come un approccio sartoriale, su misura. Questo però non significa che non esistano dei parametri o degli standard da seguire, anzi.
Esattamente come accade per i modelli organizzativi strutturati, anche la Gap Analysis di LD segue un suo iter fatto di check list e sistemi di verifica.
I passi precedenti al Legal Design
Non formuliamo progetti e non proponiamo cambiamenti a processi aziendali prima di aver rilevato e calcolato le specificità, la fattibilità degli obiettivi nei tempi desiderati, l’impatto sulla struttura e l’attuabilità e condivisione di specifiche misure interne o esterne.
Questa parte del nostro lavoro è fondamentale per poter procedere nel modo più corretto e funzionale nei passaggi successivi. Il Legal Design in fatti, come abbiamo già spiegato, non è mai solo una questione di “look and feel“, ma sono una serie di attività che impattano sulla vita di un’organizzazione, tra cui, per citarne alcune:
- La cultura interna e le policy inerenti il cliente/utente e i processi relativi(sia interni che esterni)
- Le modalità di lavoro sia interne che con eventuali fornitori
- La progettualità dei servizi (il cosiddetto Service Design) e loro comunicazione
- La creazione e monitoraggio delle procedure
- La formazione interna e l’istruzione sulla gestione dei nuovi modelli
Gli obiettivi della Gap Analysis
Sembra un gioco di parole, ma il primo obbiettivo è proprio stabilire gli obiettivi dell’azienda:
- Dove si vuole andare? In quanto tempo?
- Quali risorse abbiamo a disposizione internamente per farlo? Di quali altre risorse abbiamo bisogno?
- Quali benefici si vogliono ottenere? Che tipo di ROI (Ritorno dell’Investimento) ci si attende? È realistico?
Come avviene la Gap Analysis: metodi quantitativi e qualitativi
In genera la nostra Gap Analysis avviene attraverso differenti modalità, a seconda della realtà con cui ci si misura.
Il punto di partenza è che cerchiamo di misurare tutto quello che rileviamo. In questo modo è più semplice avere un rating complessivo delle attività e dello stato dell’arte dell’organizzazione.
Per farlo abbiamo costruito un modello di indagine basato su:
- Questionari di valutazione
- Modelli di interviste
- Raccolta di fattori e indici che si rivelano critici nella misurazione dell’efficacia del design di servizi, comunicazione e interazioni con il pubblico/utenti
- Elaborazione di KPI (Indici strategici di performance) dei vari ambiti dell’azienda
Questo ci permette di elaborare un documento di analisi che ha, in tutto e per tutto, le caratteristiche di un Report di rating che ci permette di classificare l’azienda in base ad uno score ben preciso, sul quale basare l’elaborazione delle attività di Legal Design.