Cosa centra il design con i documenti e servizi aziendali?

Ci sono tanti modi di fare una relazione, così come di fare una presentazione. Lo sanno bene manager, imprenditori e avvocati, che si trovano nella condizione di dover relazionare ad un’assemblea degli azionisti oppure ad un consiglio di amministrazione.

Possiamo costruire una presentazione dell’ultimo bilancio anche un file di Excel? In fondo si tratta sempre di numeri, di risultati economici, giusto? E se così fosse, che bisogno ci sarebbe di presentarli? E ancora: non basterebbe trasmetterli via posta elettronica nella loro totale chiarezza e verità? I conti hanno questa semplice caratteristica: o tornano o non tornano.

Giusto?

Nonostante questo i numeri, da soli, non bastano. Viviamo in una società inondata dai numeri (i cosiddetti Big Data) e nei prossimi anni ne avremo ancora di più. Ne abbiamo talmente tanti che è diventato necessario saper discernere tra quelli che effettivamente servono per alcuni scopi e quelli che invece sono quasi elementi di disturbo.

È la differenza tra dato e informazione.

Il dato è il numero, il fatto, la porzione di realtà che viene misurata.
L’informazione è la conoscenza che se ne deriva.

L’importanza di saper dare una forma all’informazione

Se ai nostri clienti ci limitassimo a fornire il dato legale che risponde alle loro domande, con tutta probabilità otterremmo reazioni poco cordiali.
In effetti le reazioni che si riscuotono quando vengono consegnate relazioni, contratti, informative e documentazione legale o aziendale, non è molto differente.

A questo serve il Design. Ma ci piace utilizzare una definizione di design che vada oltre il senso comune di “disegno”. Come dice Margaret Hagan (principale esponente nel mondo del Legal Design):

Il Design è la capacità umana di concepire, pianificare e realizzare prodotti [o servizi] che servono ad altri esseri umani per la realizzazione di qualsiasi scopo individuale o collettivo.

L’idea di Design, quindi, non ha a che fare con uno stile grafico o con uno studio delle forme ad opera della virtuosa matita di qualche estroso architetto. Il Design, come lo intendiamo qui, è la capacità di costruire qualcosa (prodotto o servizio) che sia pensato per essere utile ad uno scopo.

Questo concetto dell’utilità non riguarda il “mi serve o non mi serve”, bensì il “riesco ad usarlo oppure no”.
Il fatto che un foglio di Excel contenga tutti i dati utili ad estrarre una situazione economica non significa che sia usabile. O quanto meno non lo è necessariamente per qualcuno di diverso dal suo autore.

Il Design ci permette di pensare i servizi e documenti legali in funzione del destinatario

In quel foglio di calcolo c’è la verità, ci sono i dati che ci servono. Non vi è dubbio alcuno. Ma, per renderlo un servizio dobbiamo cambiare l’approccio.
Un vecchio detto recita: “pensa come un pesce, non come un pescatore”.
Nel nostro caso significa che dobbiamo pensare al nostro pubblico, a chi riceverà il nostro file, documento, o presentazione.

Stiamo parlando la lingua del nostro destinatario?

Il nostro contenuto ha un livello tecnico accessibile per i destinatari?

Il documento è visivamente composto per agevolarne la leggibilità e fruizione?

È stato pensato per essere fruito in che tempi? Cinque minuti, dieci, un’ora?

Ha bisogno di essere letto o rivisto più volte o si comprende già ad una prima lettura?

Abbiamo verificato con un campione di utenti se la nostra prassi è corretta?

In altre parole: abbiamo costruito un documento pensando a ciò che vorremmo metterci noi o ciò che è importante che arrivi al nostro utente/cliente?

Tornando all’esempio del foglio di calcolo: abbiamo pensato di raggruppare i dati un grafico? Abbiamo pensato di raffigurare quel grafico in modalità differenti? Abbiamo valutato quale delle modalità funziona di più per il nostro pubblico?

Per intenderci: i grafici a dispersione sono interessanti e utili, ma non sono per tutti.

Se ti stai domandando se è facile, la risposta è No.

Ma la buona notizia è che non lo è all’inizio del percorso. Semplicemente perché bisogna destrutturare delle vecchie abitudini e costruire dei nuovi modelli. Una volta che questo processo ha preso il via, si integrerà con sempre maggiore facilità nei tuoi schemi interni. Sia che tu sia un piccolo studio o un’azienda strutturata che sta muovendo i promi passi nel Legal Design.

Per esperienza possiamo dirti che, se affrontato nel modo più corretto, questo tipo di innovazione diventa estremamente entusiasmante e persino divertente.
Provare per credere.